O workflow em vendas trata-se de um fluxo de trabalho pré-definido, ou seja, uma maneira organizada e definida de acordo com processos e etapas de executar uma determinada tarefa. Na gestão das empresas é comum existirem momentos em que as equipes se sentem sobrecarregadas ou sem foco. Esse tipo de problema pode ser solucionado através dessa estratégia.
Você deseja saber mais sobre o workflow? Continue lendo esse artigo!!
Tempo de leitura: 5 minutos
O que você vai ler:
O que é workflow?
Por que utilizar um sistema de workflow na sua empresa?
Como fazer um workflow?
Benefícios do workflow
Workflows, também chamados de fluxos de trabalho, são a maneira como as pessoas realizam o trabalho e podem ser ilustradas como uma série de etapas que precisam ser concluídas sequencialmente em um diagrama ou lista de verificação.
Em suma, o workflow pode ser visto como um trabalho fluindo de um estágio para o outro, seja por meio de uma ferramenta, seja por outro processo. Você pode executar um workflow completo sozinho (tal como escrever, editar e publicar uma postagem no blog) ou pode envolver várias pessoas (como fazer uma venda complexa para um cliente).
Contudo, o workflow não deve ser confundido com uma tarefa ou com várias tarefas juntas, pois, isso seria um projeto. Workflow é uma cadeia de tarefas que acontecem em uma sequência, além de ser algo que você faz regularmente.
Utilizar um sistema de workflow na empresa é uma ótima alternativa para o negócio porque ajuda a reduzir os desperdícios e os custos com processos operacionais, além de trazer mais eficiência e eficácia para os procedimentos. A ferramenta ajuda a aumentar a rentabilidade da empresa, pois torna possível a identificação das práticas que agregam mais valor aos processos da agência.
Com o workflow, a organização também tem acesso a dados confiáveis e em tempo real, com mais transparência e agilidade para o dia a dia. Além disso, o recurso facilita o trabalho em equipe, simplificando a comunicação e tornando a divisão de tarefas mais prática e clara. O workflow auxilia na tomada de decisões e no planejamento estratégico, pois é um elemento que reduz as falhas humanas.
Assim, a importância de utilizar um workflow na empresa é evidente em toda a dinâmica de trabalho. O programa ajuda a incentivar a equipe e confere mais integração e praticidade para o processo produtivo. O negócio terá melhores resultados, como a melhoria da gestão do tempo, o aumento da qualidade do trabalho e, consequentemente, a fidelização de clientes.
Em primeiro lugar é fundamental analisar os atuais processos internos da empresa. Dessa forma, é possível ter uma noção de quantos workflows são necessários para suprir a demanda das equipes.
Em seguida, defina quem são os líderes dos departamentos que terão seus próprios workflow. Ou no caso de projetos, quem serão os responsáveis. Esses líderes serão fundamentais para guiar, acompanhar e garantir que as etapas do workflow estão fluindo como planejado.
Assim que o início do workflow for definido, entra a parte mais importante: listar as tarefas, ações e possíveis desvios que completam aquele processo. Nesta etapa é detalhado passo a passo o caminho a ser seguido.
Por fim, indique qual ação determinará o fim do workflow. Alguns exemplos são: o início das ações do planejamento estratégico, a publicação de um artigo, a entrega de um relatório para o cliente, o envio de nota fiscal, etc.
Embora o desempenho e a produtividade dos colaboradores sejam muito bons, erros podem acontecer em alguma etapa do processo. Assim, é fundamental incluir momentos de revisão das atividades feitas para identificar as eventuais falhas ocorridas. Quando a empresa não tem um sistema de workflow, as fases do desenvolvimento de cada campanha ficam desordenadas, o que pode gerar imprevistos. Muitas vezes, uma determinada prática pode passar sem revisão em meio à correria do trabalho.
Sempre há formas de melhorar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência dos processos. Sendo assim, com a automação das tarefas e monitoramento em tempo real do que está acontecendo com a empresa esse processo se torna ainda mais fácil. O desafio dessa tarefa é diagnosticar onde estão os principais problemas. O workflow é um recurso que fornece uma estruturação objetiva, clara e concisa de toda a produção. Isso fornece o panorama ideal para a realização de reuniões para melhoramento da qualidade do serviço.
Problemas de comunicação e de circulação das informações na empresa podem gerar diversos erros e mal-entendidos. Isso prejudica a eficiência e a eficácia dos processos e pode trazer muitos problemas para a agência. Ele serve como estratégia para minimizar esses prejuízos. Afinal, ele consegue reunir um grande fluxo de informações em uma página.
Empresas que usam o sistema de workflow conseguem reduzir a mão de obra e o volume do material. Dessa forma, os custos operacionais caem muito e a eficácia da gestão é garantida, já que a tecnologia foi acrescentada ao fluxo de trabalho.
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